LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Mantenimiento genera toda una serie de información que es necesario gestionar y tratar, para que pueda ser utilizada en la toma de decisiones. Entre esta información están las órdenes de trabajo, los informes de realización de gamas preventivas, los informes de avería o los informes periódicos de mantenimiento. Para ayudar en en esta gestión se dispone de herramientas informáticas, o software de mantenimiento (GMAO, Gestión del mantenimiento asistido por ordenador) que resultan de utilidad en esta labor de tratamiento de la información.

Este es un artículo extraído del libro INGENIERÍA DEL MANTENIMIENTO. Descárgate el índice completo pinchando aquí

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Órdenes de trabajo

El primer documento que genera mantenimiento y que será necesario gestionar para transformarlo en información es la Orden de Trabajo (O.T.). En la O.T. se indica al técnico el equipo o instalación en el que se requiere una intervención preventiva o correctiva, se describe la intervención solicitada y se incluye cualquier otra información que pueda resultar relevante para el trabajo.

Una vez finalizada, en la O.T. se indican la intervención efectuada, el resultado, el tiempo de intervención y los materiales que se han necesitado. La importancia de archivar y gestionar la información de los trabajos de mantenimiento realizados es que resulta de utilidad, entre otros, para los siguientes fines:

• Para calcular todo tipo de ratios e indicadores, como fuente de información principal para su cálculo.
• Para saber qué intervenciones ha sufrido un equipo.
• Para saber como se intervino ante un determinado problema, para saber qué se hizo y como, por si volviera a suceder.
• Para saber la carga de trabajo de un trabajador, o realizar cualquier tipo de reporte sobre la carga de trabajo del departamento de mantenimiento.

Informes de realización de gamas de mantenimiento

Tras la realización de una gama de mantenimiento, es conveniente dejar reflejados los resultados de la intervención preventiva efectuada. 

Informes de avería 

Cuando sucede una avería de cierta transcendencia, que ha afectado a los resultados productivos o ha supuesto un alto coste de reparación es conveniente realizar un informe de la avería en el que se identifiquen las causas que lo han provocado, las medidas correctivas tendentes a corregir el problema y las medidas preventivas a adoptar en caso de fallo.

Informes mensuales

La información referente a la operación y la referente a mantenimiento deben integrarse en un único informe, en el que además haya otros datos adicionales que no están englobados dentro de ninguna de las categorías anteriores.

Así, la información relativa a personal, a seguridad, a gestión medioambiental, mejoras, etc., debería estar considerada dentro de un apartado específico de ese informe mensual.

De esta forma, un posible índice de dicho informe mensual podría ser el siguiente:

• Resumen ejecutivo
• Producción
  • Gráficas de disponibilidad, en las que pueda apreciarse la evolución de la planta, con los comentarios oportunos que ayuden a toma de decisiones.
  • Principales incidentes que hayan afectado a los resultados, tanto en la recuperación térmica como en la generación eléctrica, con la identificación de posibles causas.
  • Cantidades empleadas de los principales consumibles: aguas de refrigeración, productos químicos, aceites, etc. 
• Mantenimiento
  • Principales incidentes ocurridos en el mes
  • Mantenimientos programados realizados
  • Inspecciones reglamentarias y resultados
  • Mantenimientos previstos para el periodo siguiente
  • Seguimiento de los indicadores de mantenimiento elegidos
• Otros

Informes anuales

En algunos casos puede ser aconsejable preparar un informe anual como resumen de los diferentes informes mensuales realizados a lo largo del año. La única ventaja de este informe será la recopilación de datos realizada y la facilidad para hacer un repaso histórico de la planta si algún día se necesita.

Índice detallado del capítulo 15

LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

• DATOS E INFORMACIÓN
• DOCUMENTOS GENERADOS POR MANTENIMIENTO
  • Órdenes de trabajo                                                                                   
  • Informes de realización de gamas de mantenimiento                       
  • Informes de avería                                                                                                         
  • Informes mensuales                                                                                                       
  • Informes anuales                                                                                                            
• INDICADORES DE GESTIÓN                                                                                                 
  • Índices de Disponibilidad                                                                                             
  • Indicadores de Gestión de Órdenes de Trabajo                                                  
  • Índices de coste                                                                                                             
  • Índices de proporción de tipo de mantenimiento                                              
  • Índices de Gestión de Almacenes y Compras                                                     
  • Índices de Seguridad y Medio Ambiente                                                                             
• SOFTWARE DE GESTIÓN DE MANTENIMENTO GMAO                                     
  • La generalización del uso de la informática                                                          
  • Justificación de la necesidad                                                                                    
  • Objetivos que se pretenden con la informatización                                           
  • Errores habituales que se cometen al implantar sistemas GMAO
  • Proceso de implantación                                                                             
  • La contratación de la implantación de un GMAO

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